～ピンチは”変化“を促すための重要なサイン！～

士業事務所が緊急事態を乗り切る方法について

皆さんこんにちは。イプシロン角田です。

約1年ぶりの『つのメール』です。

コロナウィルス感染症についての影響はいかがでしょうか？事務所内も大変でしょうが、顧問先経営を守って、育てていくことも皆様の使命として重要ですね。

世の中暗い話ばかりになりがちですが、このピンチを逆手にとって、今まで理由をつけてできなかった”改善”を一気に進めるチャンスと捉えて、前向きな変化に結び付くようにして行きましょう。

製販分離経営として”変化”と”改善”を常に意識して動いてきた事務所にとっては大きなマイナス影響は無いようです。

今回はそのような士業事務所様の事例を基に、【ピンチ】を大きな【チャンス】と捉えて、事業再構築を行うための視点を情報発信します。

１．業務ごとのプロセス／手順／方法を一気に見直せ！

今回大きな影響を受けなかった事務所様の仕事の仕方は、5年前、10年前と大きく変化していています（逆に言えば、5年前、10年前と同じプロセスや手順で仕事を回していた方は大きな影響を受けているようです）。

例えば下記のような”変化”です。

【データが所内サーバーではなくクラウド上にある】
【業務ソフトが完全クラウド化されている】
【テレワークでの処理が既に確立されている】
【一部作業を完全ＲＰＡ化されている】
【一部作業を、外国を含む外注化でこなしている】
【作業を所内で行っている割合が５０％以下】

私はかなり前から、業務プロセス見直しについて、”ヒト”に依存するのではなく、”システム”（仕組み）で業務遂行することを話してきましたが、今回はヒトの能力や経験で業務をこなしてきた方にはかなり大きな影響があったようです。

やはり今後もヒトが仕事を回すのではなく、業務の機能にヒト（ロボットや外注含む）を張り付けて、ルールの中で仕事を回す方法を進めて行くべきと思います。

２．お客様との”面談”方法を一気に見直せ！

今回の緊急事態では、ヒトとの接触の制限の問題や一時に同じような相談を大量にさばくという問題（雇用調整助成金、融資相談、返済計画など）に対してどのような工夫で乗り切っているかがキーになります。

従来型の事務所では未だに顧客先に出向いて相談にのったり、提案したりという非効率的な方法しか持ち合わせていませんが次のような方法で既に改善対応できている事務所様もあります。

【面談場所が顧客先ではなく常に事務所】
【クラウド活用してオンデマンドでの面談、相談対応】
【資料回収について、取りにいかない方法の実践】
【お客様への情報発信をＩＴ内で行っている】

特にクラウドを活用した面談の実践もかなり前から様々な事務所様で提案させて頂いておりますが、常時実践できているのは全国で10事務所にも満たないほどです。

今後は距離、時間、大量処理、リアルタイム相談を実践していくならばクラウド面談方法の採用は不可欠です。

最近のシステムでは、クラウドを通じて会話した内容を自動的にテキスト化する機能なども出てきていますのでこれを機会に是非とも”面談”の方法と内容の改善を進めていくべきです！

３．お客様との”条件変更”を一気に進めろ！

多くの事務所様が、業務処理の条件について、契約時から変更していなかったり、5年／10年見直していないというのが現実です。

今回のような緊急事態は今後も必ず起きるはずです。

その際に現実に沿った処理条件に変更していなければ、いくら申告期限が延長されても対応できなくなります。

事務所側も”変化”していくことはもちろん、お客様側にも一緒に”変化”してもらわないと時代の変貌や緊急事態に対応できなくなってしまいます。

既に見直しをしている事務所様では以下のような見直しを毎年継続的に行って大きな効果を上げています。

【回収条件の見直し】
【引渡し方法や時期の見直し】
【お客様への承認プロセスの見直し】
【面談方法や時期の見直し】

まず進めるべきは、お金の見直し（顧問料）ではなく、業務処理条件の見直しが急務です。業務処理見直しの1プロセスとして価格の見直しが必要と認識した方が良いと思います。

今回の事態の影響については恐らく長引き、元の状態に戻るのには数年かかるという見込みもあります。
今回の主題である【ピンチは”変化”を促す手段】を再確認して、さらなる改善を進めて行きましょう！

イプシロンでは上記のような緊急事態に対応する方法について、少人数制のセミナー（感染症対策を施した上での）開催やWEBでの有料動画配信を企画しますので是非とも参考にして下さい。

 

沖縄のガンガラーの谷

イプシロン株式会社　代表取締役　角田　達也